45 Đàm Văn Lễ, P. Trường Thi, TP. Vinh
Các cuộc họp là phần quan trọng không thể thiếu trong quy trình làm việc của mọi cơ quan, tổ chức. Cuộc họp là sự tập hợp các cá nhân treong một tập thể một cách có tổ chức, tại một địa điểm, thời gian cụ thể. Các công việc cần làm trong một cuộc họp là đưa ra và thảo luận các vấn đề, cũng như giải quyết một vấn đề. Trong suốt quá trình cuộc họp cần phải được ghi chép lại quá trình diễn ra cuộc, được thể hiện bằng văn bản, đó là biên bản họp. Vậy biên bản họp là gì? Vai trò, ý nghĩa của biên bản họp? Nội dung biên bản họp, Lưu ý khi soạn thảo biên bản họp, Mẫu biên bản họp
Để giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề này, đội ngũ Công ty luật FBLAW xin gửi đến quý khách hàng bài viết sau. Nếu còn bất cứ thắc mắc, Quý khách hàng vui lòng liên hệ 0973.098.987 & 038.595.3737 để được tư vấn và hỗ trợ
1. Mẫu biên bản họp là gì?
Mẫu biên bản cuộc họp là văn bản ghi chép lại diễn biến cuộc họp, bao gồm các nội dung như: thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp, thông tin cá nhân tham dự, quyền biểu quyết, nội dung, kết quả cuộc họp… Vì vậy biên bản họp sẽ là căn cứ để chứng minh sự kiện thực tế cuộc họp đã và đang xảy ra.
Trong mỗi cuộc họp, sẽ có một cá nhân phụ trách việc ghi chép quá trình diễn biến cuộc họp, thường sẽ là thư ký cuộc họp. Thư ký cuộc họp là người xuyên suốt quá trình diễn biến cuộc họp, nắm bắt các thông tin nội dung, tư cách đại biểu, kết quả biểu quyết… để lập biên bản họp
>>> Xem thêm: Nội dung cơ bản của hợp đồng
2. Vai trò, ý nghĩa của biên bản họp
Về vai trò, biên bản cuộc họp sẽ dùng để ghi chép những sự việc đã và đang xảy ra tại cuộc họp, do vậy, biên bản cuộc họp là căn cứ để chứng minh các sự kiện thực tế đã và đang xảy ra.
Dựa vào biên bản cuộc họp, mọi người có thể kiểm soát được tính chính xác, khách quan của cuộc họp. Đảm bảo các kết quả trong cuộc họp được thực thi trên thực tế. Biên bản họp sẽ là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định các nội dung đã được cuộc họp thông qua.
Thông qua biên bản họp, các thành viên trong cuộc họp sẽ có thể đánh giá những yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo hoặc những ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân, đơn vị có liên quan,… Từ đó có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất có thể.
Đồng thời, biên bản cuộc họp còn đóng vai trò giúp cho những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo có cùng nội dung có thể theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện.
3. Nội dung của biên bản họp
Một biên bản cuộc họp cần đáp ứng những nội dung sau:
+ Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp:
Thư ký cuộc họp cần phải trình bày đầy đủ, cụ thể số nhà, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thành phố, tỉnh và giờ phút nơi diễn ra cuộc họp
+ Thành phần tham gia, bao gồm:
Chủ toạ cuộc họp, thư ký, kiểm sát viên (nếu có), tư cách đại biểu tham dự, số phiếu biểu quyết mỗi thành viên tham dự
+ Nội dung cuộc họp:
Tại biên bản cuộc họp, thư ký cần trình bày đầy đủ, cụ thể các vấn đề cần được thảo luận, thông qua. Ở nội dung này, cần nắm bắt, chuẩn bị trước khi cuộc họp diễn ra, đảm bảo không bị sót nội dung cuộc họp.
+ Thảo luận, biểu quyết:
Thư ký ghi lại trọng tâm nội dung các ý kiến của thành viên đưa ra, tiến hành phát số phiếu biểu quyết và kết quả biểu quyết
+ Kết luận cuộc họp: kết luận các nội dung được thông qua, thời gian kết thúc cuộc họp
+ Ký xác nhận của chủ toạ và thư ký cuộc họp: Đây là nội dung quan trọng nhất, quyết định giá trị pháp lý của biên bản họp, xác nhận sự thật, khách quan của cuộc họp được đưa ra
4. Một số lưu ý khi soạn biên bản họp.
Cuộc họp có thành công hay không phụ thuộc một phần vào việc nội dung biên bản khi tới các cá nhân, tổ chức có liên quan. Chính vì vậy, người viết biên bản phải lưu ý một số vấn đề dưới đây:
- Chuẩn bị sẵn mẫu biên bản. Để tránh ghi thiếu nội dung, thành phần biên bản họp. Vì vậy cần việc chuẩn bị chu đáo một mẫu biên bản theo quy định và yêu cầu của đơn vị là cần thiết, với các nội dung cần thiết đã nêu ở mục 3.
Người ghi biên bản phải là người có tốc độ tốc ghi nhớ thông tin nhanh và đầy đủ . Hơn hết, nên chuẩn bị sổ ghi chép hoặc máy tính để có thể lưu lại các thông tin trong trường hợp không thể sử dụng máy ghi âm.
- Luôn đảm bảo nội dung biên bản có được những thông tin quan trọng và đúng yêu cầu, Nội dung biên bản phải có trọng tâm, loại bỏ thông tin rườm rà, không quan trọng làm loãng nội dung của biên bản họp.
- Đảm bảo tính chính xác: Biên bản mô tả lại các sự việc, những thông tin được cung cấp, trao đổi trong cuộc họp, chính vì vậy, để đảm bảo khách quan, độ trung thực, người ghi không thêm bớt, bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp.
Đồng thời, để có độ tin cậy cao, biên bản phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa nếu chưa đúng và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
>>> Xem thêm: Thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp
4. Mẫu biên bản họp
CƠ QUAN, ĐƠN VỊ….
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
|
BIÊN BẢN HỌP
Về việc…………………………………………………………….
Hôm nay, vào lúc ….… giờ …… ngày ….. tháng ….. năm ……………………………………………………………………………………………
Tại …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Diễn ra cuộc họp với nội dung……………………………………………………………………………………………………………………………………
I. Thành phần tham dự:
- Chủ trì (4): Ông/Bà …………………………. Chức vụ: ………………………………………………………………………………………………..
- Thư ký (5): Ông/Bà …………………………. Chức vụ: . ……………………………………………………………………………………………..
- Thành phần khác (6):
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
II. Nội dung cuộc họp:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
III. Biểu quyết (nếu có):
– Tổng số phiếu: …………. Phiếu
– Số phiếu tán thành: ……… phiếu, chiếm …… %
– Số phiếu không tán thành: ………… phiếu, chiếm …… %
-
Kết luận cuộc họp:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Cuộc họp kết thúc vào lúc ….. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản.
Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký ./.
THƯ KÝ
|
CHỦ TỌA
|
|
CÁC THÀNH VIÊN KHÁC
|
|
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn về Mẫu biên bản họp của Công ty luật FBLAW. Để bảo vệ tốt nhất quyền và lợi ích hợp pháp của mình, Quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay với Công ty luật FBLAW để được tư vấn và hỗ trợ.
Liên hệ với FBLAW theo thông tin sau:
- Điện thoại: 0973.098.987- 038.595.3737
- Fanpage: Công ty Luật FBLAW
- Địa chỉ: 48 Ngô Quyền, Phường Hàng Bài, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội
- Trụ sở chính: 45 Đàm Văn Lễ, phường Trường Thi, Thành Phố Vinh, tỉnh Nghệ An
