Kỹ năng công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất

Công ty luật FBLAW tư vấn cho bạn về Kỹ năng công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất như sau:
Khi công chứng hợp đồng, giao dịch nói chung và hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản về giao kết hợp đồng được quy định trong bộ luật dân sự 2015.

Trình tự, thủ tục công chứng được thể hiện cụ thể qua các bước sau đây:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu công chứng.
Bước 2: Xử lý hồ sơ.
Bước 3: Kí kết và công chứng hợp đồng.

1.1. Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng.

Đây là bước vô cùng quan trọng trong hoạt động công chứng. Thực hiện tốt bước này sẽ là cơ sở để các bước tiếp theo được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện và đúng pháp luật.

Bước tiếp nhận hồ sơ công chứng phải đảm bảo đạt tới 02 mục tiêu: xác định yêu cầu công chứng và xác định hồ sơ công chứng.

Để làm được điều đó đòi hỏi công chứng viên ngoài kiến thức pháp luật tốt còn phải có những kĩ năng nghề nghiệp nhất định để khi tiếp nhận yêu cầu công chứng có thể xác định chính xác loại việc công chứng, từ đó mới xác định được chính xác các giấy tờ có trong hồ sơ, sao cho không đòi hỏi quá yêu cầu cần có để tránh phiền toái, khó khăn cho người yêu cầu công chứng nhưng vẫn đảm bảo đúng quy định của pháp luật, đảm bảo an toàn pháp lý về hồ sơ cho giao dịch.

a. Yêu cầu về kiến thức pháp luật

Công chứng viên cần có kiến thức pháp luật chuyên sâu đối với nhiều ngành luật khác nhau, nhưng quan trọng nhất là kiến thức pháp luật về dân sự, đất đai, nhà ở, hôn nhân gia đình, hộ tịch, kiến thức về đầu tư…

b. Yêu cầu về kĩ năng Công chứng viên cần có những kĩ năng sau

– Kĩ năng tư vấn, nắm bắt nhanh chóng, chính xác yêu cầu công chứng:

Khi đến các tổ chức hành nghề công chứng, người yêu cầu công chứng thường có mong muốn việc công chứng của mình được giải quyết một cách nhanh chóng an toàn và thuận tiện nhất. Một số người lại có tâm lý e ngại, dè chừng, đối phó với cán bộ công chứng vì họ xem đó là cơ quan áp dụng pháp luật.

Một số khác thì xem đó là cơ quan làm dịch vụ nên họ bỏ tiền ra thì họ phải được thỏa mãn tất các yêu cầu, dù đó là yêu cầu không đúng với quy định của pháp luật; và nhiều người đến cơ quan công chứng nhưng chưa thực sự hiểu rõ về chức năng,nhiệm vụ của cơ quan công chứng cũng như thiếu kiến thức đối với lĩnh vực mình yêu cầu công chứng.

Vì vậy, khi tiếp xúc với người yêu cầu công chứng, công chứng viên phải thật sự, bình tĩnh, chủ động để có thể nắm bắt được yêu cầu của họ một cách cụ thể, chính xác. Ngay từ khi tiếp xúc, nghe người yêu cầu công chứng trình bày yêu cầu công chứng của họ,công chứng viên phải xác định xem yêu cầu công chứng của họ có phù hợp với quy định của pháp luật hay không? Có vi phạm đạo đức xã hội hay không?

Công chứng viên phải rèn luyện khả năng nhận biết tâm lý người yêu cầu công chứng theo theo giới tính,tuổi tác,trình độ, nghề nghiệp..; có phương pháp đặt câu hỏi hoặc gợi ý để người yêu cầu công chứng trình bày cụ thể, rõ ràng yêu cầu công chứng của họ; luôn kiên nhẫn lắng nghe, tránh sự nóng nảy cắt ngang trong khi người yêu cầu công chứng đang trình bày.

Với những người có trình độ nhận thức hạn chế như người già,thành phần lao động chân tay.. thì công chứng viên cần phải cố gắng hiểu được yêu cầu, mục đích thật sự của họ là gì vì những người này có khi không hiểu những thuật ngữ pháp lý trong giao tiếp.

Công chứng viên có thể hỏi các nội dung chính để người yêu cầu công chứng xác nhận lại chính xác yêu cầu công chứng của họ,bởi nếu chỉ nghe họ nói mà không hiểu được mục đích thật sự sẽ dẫn đến giải quyết việc công chứng không đúng với ý chí của họ.

Công chứng viên cũng có thể giải thích cho người yêu cầu công chứng những quy định của pháp luật liên quan đến giao dịch mà họ mà họ muốn thực hiện, về quyền và nghĩa vụ của họ khi tham gia giao dịch,đặc biệt là những giao dịch có khả năng phát sinh rủi ro cho người yêu cầu công chứng.

Việc tư vấn của công chứng viên phải được thực hiện trên cơ sở các quy định của pháp luật và bảo đảm nguyên tắc tôn trọng ý chí tự nguyện ,sự thỏa thuận giao kết hợp đồng , giao dịch của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Trong một số trường hợp thông qua việc giao tiếp với người yêu cầu công chứng, công chứng viên phát hiện ra sự gian giối của khách hàng.

– Kĩ năng kiểm tra hồ sơ yêu cầu công chứng , năng lực hành vi của chủ thể:

Sau khi xác định yêu cầu công chứng, công chứng viên cần xác định được các giấy tờ cần có trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Cùng với việc tiếp nhận yêu cầu công chứng , công chứng viên tiến hành tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình và thông báo kết quả cho người yêu cầu công chứng biết: các giấy đã đủ chưa? Nếu chưa đủ thì cần cung cấp thêm những giấy tờ gì? Các giấy tờ này đã hợp pháp chưa?…Công chứng viên cần hướng dẫn một cách chi tiết, đầy đủ để hạn chế việc người yêu cầu công chứng phải đi lại nhiều lần.

Theo quy định tại khoản 1 điều 35 luật công chứng hồ sơ yêu cầu công chứng gồm các giấy tờ sau:

a. Phiều yêu cầu công chứng hợp đồng giao dịch theo mẫu.
b. Dự thảo hợp đồng, giao dịch.
c. Bản sao giấy tờ tùy thân.
d. Bản sao giấy hứng nhận sở hữu quyền sử dụng đất
e. Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy
định phải có.

Các bán sao nêu trên đều có thể là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ chính xác như bản chính và không phải có chứng thực.
Khi nộp bản sao người yêu cầu công chứng phair xuất trình bản chính để đối chiếu.

Đối với dự thảo hợp đồng: nếu thuộc trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soặn sẵn thì người yêu cấu công chứng cung cấp hợp đồng; nếu là trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn theo đề nghị của người yêu cầu công chứng thì cần phải cung cấp giấy tờ này.

Đối với giấy tờ tùy thân: các giấy tờ thường được sử dụng là: Chứng minh nhân dân, hộ chiếu. Khi kiểm tran giấy tờ tùy thân, công chứng viên cần xem xét các giấy tờ đó có còn hạn sử dụng hay không, có bị hỏng, nhàu nát hay không.

Kiểm tra các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu xem có bị tẩy xóa, có dấu hiệu giả mạo không? Về thẩm quyền cấp các loại giầy tờ đó có phù hợp với quy định của pháp luật không.

Giấy chứng minh quan hệ hôn nhân trường hợp nào cần xuất trình trường hợp nào không cần xuất trình. Trường hợp bên chuyển nhượng chưa kêt hôn thì cần xuất trình giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn cấp, trong đó mục đích và thời hạn sử dụng phải phù hợp với việc thực hiện giao dịch.
Giấy chứng minh năng lực hành vi dân sự.

1.2. xử lý hồ sơ

Sau khi hồ sơ yêu cầu công chứng được người yêu cầu công chứng cung cấp đầy đủ, công chứng viên sẽ nghiên cứu dự thảo hợp đồng hoặc theo yêu cầu của người yêu câu công chứng.

Nếu người yêu cầu công chứng tự soạn thảo văn bản thì công chứng viên phải đọc nguyên văn dự thảo hợp đồng, sau đó đối chiếu với hồ sơ và các quy định của pháp luật hiện hành để kiểm tra nội dung có phù hợp với các quy định của pháp luật trái với đạo đức xã hội hay không nếu thỏa mãn các điều kiện đó thì đồng ý sử dụng bản hợp đồng này.

Nếu hợp đồng có điểm chưa phù hợp thì phải chỉ rõ cho ngýời yêu cầu công chứng ðể sửa chữa, nếu người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền yêu cầu từ chối công chứng.

– Đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ:

Việc đánh giá các mức độ giá trị của tài liệu, hồ sơ phải dựa trên cơ sở các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn do khoa học lưu trữ đề ra. Mục đích của việc xác định giá trị tài liệu, hồ sơ là:

+ Xác định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu, hồ sơ khác nhau;

+ Xác định tài liệu, hồ sơ lưu trữ có giá trị lịch sử để đưa vào lưu trữ lịch sử bảo quản vĩnh viễn;

+ Xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy.

– Chỉnh lý, sắp xếp chuẩn mực tài liệu trong hồ sơ: Đây là sự kết hợp một cách chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lập hồ sơ để tổ chức một cách khoa học các tài liệu trong hồ sơ nhằm bảo đảm an toàn và sử dụng chúng có hiệu quả nhất.

– Thống kê hồ sơ:

Thống kê hồ sơ là áp dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác thành phần, nội dung, số lượng, chất lượng tài liệu trong hồ sơ và cơ sở vật chất, kỹ thuật của hệ thống bảo quản tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức.

– Bảo quản hồ sơ, tài liệu:

Bảo quản tài liệu, hồ sơ là áp dụng các biện pháp trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, hồ sơ nhằm phục vụ tốt nhất cho việc khai thác, sử dụng chúng trước mắt và lâu dài. Các biện pháp bảo quản tài liệu, hồ sơ trong phạm vi cơ quan, tổ chức:

+ Xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ

+ Nội quy sử dụng tài liệu, hồ sơ

+ Chế độ làm vệ sinh thường xuyên và đột xuất

+ Xây dựng nội quy phòng hỏa

+ Chế độ nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại tài liệu, hồ sơ cụ thể.

– Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu

Đây là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức để đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu giải quyết các công việc của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.

1.3. Ký kết và công chứng hợp đồng

Trước khi các bên kí kết vào hợp đồng công chứng viên phải kiểm tra, đối chiếu lại hồ sơ công chứng với những giấy tờ, tài liệu gốc sau đó mới thực hiện các bước tiếp theo liên quan đến kĩ năng kí kết và công chứng như sau:

a. Nhận dạng người tham gia kí kết hợp đồng: Công chứng viên tiền hành nhận dạng người tham gia kí kết hợp đồng để đảm bảo đúng người có tên trong hồ sơ tham gia kí kết hợp đồng.

b. Kiểm tran năng lực hành vi:Nếu thấy đúng người, công chứng viên tiến hành kiểm tra năng lực hành vi của các bên để đảm bảo các bên có năng lực hành vi phù hợp theo quy định của pháp luật.

c. Thảo luận về hơp đồng: người yêu cầu công chứng tự đọc lại hợp đồng hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Sau khi đọc lại để tránh khỏi những sai sót xảy ra công chứng viên cần hỏi lại một lần nữa các nội dung điều khoản chính để đảm bảo nội dung hợp đồng phù hợp với ý chí của các bên.

d. Ký kết và công chứng hợp đồng: công chứng viên hướng dẫn và dám sát các bên kí kết hợp đồng, ký vad điền đầy đủ họ tên của mình vào trang cuối của hợp đồng. Sau khi các bên kí kết hợp đồng công chứng viên liểm tra lại lần cuối, đánh số hợp đồng và tiến hành công chứng hợp đồng, sau đó chuyển hợp đồng cho bộ phận kế toán thu ngân để thu tiền và chuyển cho bộ phận đóng dấu hoàn tất hợp đồng và trả cho người yêu cầu công chứng đồng thời giữ một bản chính để lưu trữ.

Trên đây là tư vấn của Công ty luật FBLAW về Kỹ năng công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần hỗ trợ bất cứ vấn đề pháp lý nào nhé!